いつもと違うランチタイムを、いつもと違うメンバーで。

ランチって、いつもどうしてます?誰かと一緒に行きます?困ったこととかあります?

「同じ部署の人と行く」「仲のいい人と行く」「みんなと時間が合わなくて1人で行くことが多い」「お弁当の人たちと一緒に食べる」

「お店選びに悩む」「知らないお店に行きづらくて、いつも同じ所に行ってしまう」

「本当は多部署の人ともランチに行きたい」「声かけていいタイミングかわからない」「本当は、誘ってほしい」

「そういう機会があればいいのに」


なるほどなーーー🤔

あ、どうもこんにちは!PR/Branding Division兼、社内活性化チームのとびながです。LeapMindも6歳半になり、メンバーも増えてきた今日この頃、みんなはどうやってランチに行っているのか、気になっていたんです。

同じ部署で行く人、同じ案件をやっている人と一緒に行く人、1人でゆっくり過ごす人、Slackで呼びかける人、お弁当を一緒に広げる人、いろんなパターンがあるなーと。

そして、「いろんな人とランチ行きたいんだよね」「でも、時間とか合いにくいし、なんだか誘いにくくて」という意見がたくさんあることも、気になっていたんです。

そんな、コミュニケーションが取りにくい組織に成長してほしくない!!というわけで、社内活性化チーム、この問題を解決するべく動き始めました。


メンバーを全員をランダムに、複数のグループに分け、ランチに行ってもらおうという計画です。しかも、1回だけでなく、何度も繰り返し行うことで、いろんなメンバーと交流してもらおうという目論見です!

もちろん、簡単に今すぐ!というわけにはいきません。実行するまでにはいくつかの設定と、大きく6つの下準備が必要でした。

  1. 時間と頻度の設定
  2. グループ人数の設定
  3. 参加者の確定
  4. シャッフルする方法
  5. どこに行ったのかなどの情報収集
  6. 飲食店リストの作成

1つずつ、どう決めたのかを解説してゆきます!

(Shuffle Lunchをこれからやろうとしている企業様がいればご参考まで!)


時間と頻度の設定

LeapMindでは、ランチの時間が決まっていません。お腹が空いたときに、自由にランチに行くことができます。日によってバラつきはありますが、だいたいのメンバーは12時から14時にランチに行くことが多いようです。12時に設定すると、お店も混んでる時間かな?14時だとちょっと遅すぎるし、ランチのラストオーダが終わってるお店もありそう。13時はどうだろう。フレックス制度のコアタイムは11時から15時だから、13時はちょうど真ん中。ちょっと遅めの朝ごはんの人のお腹もいい感じに空いてくる時間なのでは!!ということで、13時に設定!ただ、全員が一気に移動するとエレベータや階段が混み合って大変なので、「グループごとに、臨機応変で時間変更してもOK」というルールを合わせて設定しました。

回数も、毎週だと大変。さらに、毎週同時刻に定例ミーティングが設定されていると絶対に参加できないメンバーが出てきてしまう可能性が。そこで設定したのが、隔週で行う&曜日を分けるという手法。毎月、第二週の火曜日、第四週の水曜日に設定しました。

グループ人数の設定

ランチに行くのに多すぎず、少なすぎずなグループ人数って?2人?少なすぎ!8人?多すぎ!!!6人?ちょうど良さそう!!!お店によっては2~6人席って良く見かけるということで、1グループ6人前後に設定しました。急に行けなくなっても4人前後になるため、少なくなりすぎるということは発生しにくくなるはず!

参加者の確定

Googleカレンダーに全社員を参加者として追加した「Shuffle Lunch」という予定を作成します。参加できない人は、同じ時間にアポイントメントやミーティングがあるはずなので、カレンダーを見るだけでShuffle Lunchに参加できないことがわかります。そういう場合は、不参加を押してもらうようにしました。参加できるよって、「参加」を押してもらうよりも「不参加」の方がわかりやすいし、「今回参加できないんだ・・・次回は参加したい!」という気持ちも煽れます。終日お休みの場合は、全日予定に「OoO (Out of Office)」を登録するルールになっているので、勝手に欠席になります。参加を集めるよりも、ずっと簡単(だと思ってます)!!Googleカレンダー予定に、不参加以外の「参加」「未定」の方を参加者とみなすことにしました。参加者が確定!Googleカレンダーありがとう!ありがとう!!

シャッフルする方法

参加者が決まったので、参加者全員を6人前後のグループにシャッフルしていきます。人力でやるなんて、今時アナログすぎるし、無意識に感性が働いてしまい「あの人とあの人は仲が良い」とか考えてしまったり、責任が生じたりするじゃないですか。「シャッフルの原因お前かよ〜笑」とか言われると「ははは(苦笑」となりかねないので、いっそのこと全部デジタルでやりましょう!Googleカレンダーで参加者を確定させたので、GAS (Google Apps Script)でシャッフルしちゃいましょう!

カレンダーの「参加」「未定」の人をリストアップし、ランダムにグループを作っていきます。 1グループあたりの人数を6人に設定し、参加者を6で割ります。そうするとグループの数がわかるので、その数分の番号をランダムに振り分けて、グループを作成します。完全シャッフルのグループができました!グループとメンバーはSlackのAPIを叩き、botを通してお知らせします。GASを使えば、ね、簡単でしょ?

どこに行ったのかなどの情報収集

いざ!シャッフルランチ!でも、各グループはどこのお店に行ったんだろう・・・。全グループをストーキングするのは難しいし、影分身は未修得だし・・・。ということで、「シャッフルランチ行ったら、ぜひ、写真を撮ってSlackでシェアしてね!」という軽めなルールをつくりました。そうすると「hogehogeにいきました!fuga.jpg」という投稿が並ぶのです。楽しそうな様子の写真も集められて、お店もわかって、一石二鳥!

飲食店リストの作成

Slackに投稿された写真から、人数とお店を把握できるため、メンバーが過去に訪問したお店を食べログで調べます。URLとジャンル、ベジタリアンやビーガン、ハラールに対応できているか、そして食べログの評価を添えてシャッフルランチ用のお店リストを作成しました。このリストは全社員誰でも追記できます。普段のランチで行ったお店や、6名で行けそうなお店を自由に追記してもらえます。

HackDaysで開発されたmono-siriに「@mono-siri lunch」と聞けば、このリストから参照しておすすめのお店と場所を教えてくれます。

これで、シャッフルランチの行き場に迷ったときに活用することも可能に!便利機能を追加してくれてありがとう・・・・・!!!!!どんどん便利になるな、mono-siri・・・!!


以上のような設定と下準備を行い、回を重ね、7月でとうとう10回目を迎えます。 アポイントメントやミーティングがない限り、ほぼ参加いただけているシャッフルランチ。毎回、7割程度のメンバーが参加しています。

10回目を前に、「シャッフルランチ、正直どう?」という匿名アンケートをとりました。そこに並んだ感想は...

  • 普段話せない他部署の方と交流の機会が持てて楽しい。
  • 普段話さない人と話す機会があるのは仕事をする上で良いと思います。
  • 通常業務ではあまり関わりが持てないメンバーとのコミュニケーションが取れるので、とても良い制度だと思う。
  • 普段あんまり話さない人と交流ができてとても新鮮です。

など、普段の業務では関わりにくい部署の方と交流できることが楽しいという意見が9割でした!!!!すごい!!

もちろん、マイナスな感想もあります。

  • あまり関わりのない部署の方々と話せて楽しい半面、話題についていけないこともしばしば…
  • Very good initiative. Although, the conversation is very limited mostly due to language barrier.

様々な国籍、バックグラウンドを持つメンバーが多いことから、どうしても会話について行けなかったり、言語の壁を感じる方もいるようです。改善した方がいいところも一緒に聞くと・・・

  • たまに、連続で同じグループになる方もいるのでその辺は解消されるといいと思います。
  • 普段から仲良くしている人と一緒になる割合が多いので、もっとランダムにシャッフルしてもいいと思います。

完全シャッフル故の弊害・・・。シャッフル方法も、前回のグループを参照して被らないようにするなど、まだまだ改善の余地がありそう。

また、完全シャッフルも良いですが、共通の趣味、出身地などでグループ分けする回があっても楽しそう・・・!


今後も全メンバーに新しい交流と、仕事に行くのが楽しいと思えるLeapMindになるよう、社内活性化チーム一同様々な施策を行なって行きます!次回のブログも、お楽しみに!!

tobinaga

Posted by tobinaga

CreativeからHRへ、HRからPR/Brandingへ。 広報と社内イベントを行う、LeapMindのなんでも屋。

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